企业领导要提高会议效率

领导者想提髙工作效率，就要在狠抓会议效率上下工夫。这需要在开会之前做好充分准备，也就是要注意以下问 題。

(1) 只开必须开的会议，不开可开可不开的会议

为此，要遵循以下原则：可以按惯例解决的问題，已纳入确定了的方针、程序、处理计划和预算的问題，绝不开 会解决；必须依靠各种知识、意见、判断，集思广益才能解决问題时，发生重大变革和实行新方法时，可以选择开会；一 些包括研究目标规划、商讨方针政策以及开展学术交流等的政策商讨会和那些包括部署工作、总结表彰等，通过会议来解 决；没有明确议題、议題过多、没有充分准备、可用其他方式替代的，都不开会解决；没有迫切需要的会不开，对会议成 本过高的会权衡利弊，仔细斟酌确定后再定。

(2) 明确会议目标

这是有效会议的前提条件。不管是商务会议、还是研讨会、招商会，会议本身就是以目标为导向的。会议目标是 指召开此次要解决什么问題，达到什么目标。

(3) 确定与会对象和会议类型

要确定参会对象，参加会议的人员数量要控制合理，不能太多也不能太少。在确定会议的性质的同时，确定会议 最终所需要完成的议題。会议类型主要包括沟通型、管理型、决策型。不同的类型对与会者的要求不同，会前要有区别地 准备。

(4) 选择高效能的主持人
有些会议需要领导主持，而有些则可以指派主持人来主持，这就需要选定高效能的主持人。

(5)会前将会议议程发给与会者

让每个参与者都明确了解会议的目的、主题、程序、参与人员构成等；应事先将需要大家讨论的问題的相关资料 准备好，随会议议程一同发给每一个与会者，让与会者做好发言的准备。

除了会前的准备，会中的控制也至关童要。会中控制包括两方面的内容：第一就是时间控制，外国一家公司开会 时使用一种“沙漏计时器”，在沙子漏完之前，必须得出结论并宣布散会。第二就是议題方向的控制，要说到会议的中心 上去。

作为一名领导者，应该有预防性管理能力，所谓预防性管理，其实就是防患于未然。对于会议来说，做预防性管 理，就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种情况，做好预防工作，从而保证会议的高效进行。那么如何有效 地提髙开会质量呢？

(1) 会议前进行网络通知

如果有人到了会议室才问今天要讨论什么，这会议就算失败。因此，会议召集人一般须在一周前发出会议通知。 会议通知共有九个顶目：会议目的、时间地点、参与者、会议类型、与会者分工模式、预计进行流程、最后的决策方式， 还有预计的产出结果，以及上次开会决议事项的完成情况。会议召集人在会前一周，要将会议主題的相关资料上网或以书 面形式通知。

(2) 制订会议计划

会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进 行还是个人发言等。

⑶准时开会

没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟的空当，以确保开 完第一场会后，能准时参加第二场会议。

(4)巧妙控制会议过程

为使会议自始至终保持良好的运行状态，必须对会议进行有效过程控制。会议开始时，应由主持人或领导说明会 议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络链接、鼓励提 问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议讨论的流程是，提出问題，交流信息，产生主意，做决定，确认 行动并进行总结。会议主持人或者领导的首要任务是要紧扣会议议題，防止跑題和偏題，设定时间，准时开始，准时结束，并要对每个议程定个大致的时间限制。需要注意的是，领导者如果不童视会议，不抓实效，那么与会者就会敷衍应付 了事，致使会议多流于形式。

(5) 利用现代工具开高效会

许多企业在举行重大的战略研讨会、招商会、展销会时，往往为缺乏系统、科学的分析方法和工具而烦恼。如今 是信息社会，作为现代化通信技术工具的网络视频会议，对分布于各地的集团企业召开各种会议十分有用，它可实现跨地 移动会议、即时无线转播，不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多会议费 用。

(6) 注意点題

会议结束前，主持人要童复会议结论与确认的任务。

(7) 会议后20小时内须发出记录

会议记录应把决策方向、决议后的待办事顶、相关负责人与完成时间等信息都整理清楚，逐点列出后在开完会后 20小时内，传给与会者和相关负责人。接到会议记录后无异议，与会者就该依照会议结论执行。

总之，为了提高会议效率，领导者需要找到自己组织中会议效率低下的原因;针对这些因素，在会前充分做好预 防性管理，在会中进行有效控制，以确保提高会议的效率。